Padrões de documentação são as regras que dão consistência ao que o time escreve, abrangendo estrutura, estilo, formatação, versionamento e manutenção. Em vez de cada pessoa documentar do seu jeito, todo mundo segue um mesmo molde, e assim quem lê sempre encontra a informação no lugar esperado.
Em produto, isso costuma virar um formato fixo pra requisito, pra registro de decisão, com o porquê e os trade-offs, e pra processo. O ganho é evitar mal-entendido, scope creep e aquele debate repetido sobre uma questão que já tinha sido resolvida. De quebra, esse padrão protege o conhecimento no momento em que alguém deixa o time.