Documentação é registrar conhecimento de um jeito que dá pra compartilhar, consultar e atualizar depois. Sem ela, uma decisão importante acaba morando só na cabeça de quem estava na reunião, e some no dia em que essa pessoa sai. Quando é bem feita, ela vira a fonte única de verdade tanto pra quem já está quanto pra quem chega.
Em design, a documentação aparece como diretrizes, regras de uso de componente e resumos de pesquisa. Em produto e engenharia, ela vem na forma de requisitos, specs e notas de release. O que importa não é o tamanho dela, e sim a clareza e a facilidade de acesso, porque um doc desatualizado é pior que doc nenhum: ele engana o time e leva a decisão errada com cara de informação confiável.